Desde el año 2019, la normativa obliga a las empresas a registrar la hora de entrada, pausas y salida de sus trabajadores. Esta normativa se llevó a cabo porque se descubrió que muchos trabajadores de España realizaban horas extras, pero no obtenían ningún tipo de ingresos por esas horas. El Gobierno quería acabar con esa explotación laboral y apostó por el registro de la jornada laboral.
El registro horario acaba con la explotación laboral, mejora la productividad, elimina el absentismo en el tratamiento y crea un clima laboral más eficiente. Gracias a esta normativa, se pagan las horas extras, pero también sirve para que se coticen. Este registro ofrece múltiples beneficios a los empleados, pero también a los directivos. Esta norma que impone el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo mejora la productividad de los empleados, ya que pueden conocer las horas que trabajan y realizar algunos descansos.
Es importante trabajar en un ambiente productivo y evitar la precariedad laboral, para que los empleados se sientan valorados y la empresa pueda tener una buena reputación. No es aconsejable que las organizaciones no cumplan con esta normativa y paguen multas, ya que pueden perder su buena reputación. Por eso, es importante que las pymes de nuestro país registren la jornada laboral de sus empleados.
Además, los trabajadores que teletrabajan también deben registrar la hora de entrada, pausas y salida, para conocer las horas que trabajan y si realizan horas extras. Desde cualquier lugar y con un solo click pueden realizar el registro diario con el inicio y la finalización. Los empleados que teletrabajan y no visitan las oficinas deben registrar su jornada desde el ordenador, móvil o tablet.
Las empresas deben conocer todos los cambios que se producen en este registro para cumplir con la normativa y evitar sanciones, ya que será obligatorio que el registro sea electrónico. Desde 20minutos explican que «el registro de la jornada laboral tendrá que realizarse por medios digitales, de esta manera, se evitarán los archivos manipulables».
El Gobierno quiere que las empresas de nuestro país valoren tres aspectos del control horario: la obligatoriedad de que sea digital, la interoperabilidad que permita a la Inspección acceder fácilmente a los datos y un endurecimiento de las sanciones en caso de no cumplir con la normativa. Si quieres conocer los cambios que se van a producir en 2026, debes seguir leyendo este artículo. En este blog explicaremos cuáles son las novedades del registro laboral, los motivos por lo que las empresas no pueden utilizan los sistemas analógicos para el fichaje y los mejores tips para elegir una plataforma de registro online.
Las empresas no pueden utilizar un sistema de registro de jornada en papel
El Gobierno quiere un nuevo sistema de registro horario digital, más estricto y con mayor trazabilidad. El objetivo es que la Inspección pueda acceder fácilmente a los datos y asegurar que las horas efectivamente trabajadas se reflejen en la nómina de cada trabajador. El registro digital es difícil de manipular y garantiza la transparencia en la jornada laboral. El Gobierno no quiere que las empresas utilicen un registro de jornada laboral en papel y exigen un registro digital por los siguientes motivos:
-Fiabilidad: los expertos consideran que los registros en papel no son fiables, ya que se pueden manipular y modificar los datos.
–Detectar abusos de horas extras: las empresas deben optar por el registro digital para que la Inspección de Trabajo pueda comprobar que no hay abusos de horas extras.
-Remoto: si la organización sigue utilizando el registro en papel, la Inspección de Trabajo no puede acceder en remoto al registro de la jornada laboral de los empleados.
–Fácil acceso a los datos: si la empresa utiliza el registro digital, los empleados pueden acceder fácilmente a la plataforma y conocer las horas trabajadas.
–Mejorar la productividad: la empresa mejora la productividad cuando los trabajadores pueden comprobar que los pagos se corresponden con las horas trabajadas.
–Más eficiencia: con la plataforma se puede saber las horas trabajadas del mes o año, ya que automáticamente contabiliza las horas. Pero los sistemas manuales no aportan esta función.
Todo lo que debes saber sobre el nuevo registro digital
Las empresas españolas deben conocer las novedades del control horario para cumplir con la normativa y crear un ambiente de trabajo colaborativo. Las compañías deben adaptarse al nuevo registro digital y, para saber cómo hacerlo, deben tener muy claras unas series de informaciones. El nuevo registro de jornada tendrá que ser mediante un sistema digital, accesible e inalterable, por lo que no servirán métodos analógicos.
Los empleados no podrán registrar sus jornadas en papel, Word o Excel. Es importante que las empresas se adapten a estas obligaciones y que el nuevo registro cumpla una serie de requisitos, que vamos a detallar seguidamente. Para que el registro sea valido las empresas pueden optar por los siguientes métodos, que serán fiables. Los sistemas que serán validos para el registro digital son los siguientes:
-Sistema en WhatsApp o Telegram.
-App control horario.
-Máquina de fichar.
-Registro por llamada.
-Sistema en escritorio.
-Fichaje por llamada.
Una de las grandes novedades es que la empresa debe optar por un protocolo de organización, con el que quede plasmado el funcionamiento del registro de la jornada. También es importante un sistema de evaluación periódica, para que participen la empresa y la representación de los trabajadores. Las empresas españolas deben adaptarse a los cambios y optar por la digitalización, ya que deben evitar los fichajes manuales. El gobierno quiere que el control sea digital y verificable.
Esta novedad permite que los inspectores puedan consultar los registros sin necesidad de pedirlos previamente. Además, hay que valorar las pausas y jornadas, por lo que se deberá diferenciar entre horas efectivas, pausas, guardias y horas extra. A partir de ahora habrá más control y menos margen de incumplimiento, por lo que las empresas que no cumplan con la normativa deben pagar multas. Otro de los cambios es la integración con nómina, ya que las horas registradas deberán cuadrar con el salario percibido.
Tips para elegir una plataforma de registro online
Las empresas ya deben implementar un registro horario digital que cumpla con los nuevos requisitos. Es importante utilizar una plataforma de registro de jornada laboral que se adapte a las características de la organización u ofrezca diferentes funciones. Por ello, los profesionales de la empresa Kairos, expertos en este sector, nos explican que la empresa debe optar por una plataforma de registro fácil de usar y que permita una visualización de las horas convencionales y extras, para que el departamento de recursos humanos pueda elaborar los informes de horas trabajadas.
Las empresas deben conservar los datos
Lo que no cambia del antiguo registro laboral es que la empresa debe conservar los datos durante cuatro años, para que los trabajadores y sus representantes e Inspección de Trabajo puedan consultar ese registro de manera instantánea y desde cualquier lugar a través de un sistema digital. Para que los trabajadores conozcan las horas que han trabajado, tienen que recibir una copia del registro mensual junto a la nómina.
Los datos del registro de la jornada deben ser tratables y legibles, de tal forma que puedan ser exportados en diferentes formatos. Esto es importante para que esta información pueda ser cruzada con otros archivos y datos.
Las empresas deben saber los cambios, pero también lo que no se cambiará del antiguo registro. Las medidas que continúan y no se han modificado son las siguientes:
–Registrar todos los turnos: la obligación de registrar el inicio y fin de cada turno y de cada pausa.
–Registrar todos los empleados: la obligación del registro tanto en trabajo presencial como en teletrabajo.
–Registrar todas las horas: se tienen que registrar tanto las horas convencionales, como las extraordinarias y las complementarias.
–Guardar los datos: la empresa debe guardar los datos y tener el registro a disposición durante al menos cuatro años.
Indicaciones para registrar las horas extras y complementarias
Las empresas deben registrar las horas extras y complementarias de sus empleados, pero también deben indicar si van a ser compensadas con descanso o abonarse en la nómina. Incluso, debe indicar el número de horas trabajadas al día y un sumatorio final al final de mes.
Consejos para solucionar cambios
Si el trabajador registra la hora, pero se equivoca, solo podrá realizarse cambios con autorización, de la empresa si se confunde el trabador o del trabajador si lo solicita la empresa. Los expertos explican que deberá quedar registrado cada cambio y el autor del mismo. Si el trabajador no ficha el registro por cualquier motivo, deberá solicitar ese cambio.
Además, esa autorización de la empresa para modificar el registro puede llegar mediante un aviso vía email u otro tipo de mensaje en algún medio digital. Si hay cualquier problema técnico debe quedar registrado durante al menos cuatro años, pero si esto sucede de manera temporal y está justificado, no hay ningún inconveniente. La empresa deberá realizar ese registro con algún sistema analógico y pasarlo al sistema digital cuando esté disponible con la autorización del empleado.
